Persondatapolitik

På Kystvejens Konferencecenter ønsker vi altid at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere – dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger.

Kystvejens Konferencecenter ønsker med denne politik at kortlægge hvordan vi håndterer dine personoplysninger.

  1. Dataansvarlig

Kystvejens Hotel og Konferencecenter driver hotel og konferencecenter i Grenaa, der med hele 9 stilfulde mødelokaler, 25 hyggelige grupperum, 1 eksklusivt VIP-lokale, 1 farverigt kreativitetsrum og 160 smagfuldt indrettede værelser, kan imødekomme ethvert behov.

Kystvejens Hotel og Konferencecenter (benævnes herefter som Kystvejens Konferencecenter) er dataansvarlig.

Kystvejens Konferencecenters kontaktoplysninger er:

Kystvejens Hotel og Konferencecenter
Kystvej 26
8500 Grenaa
Att.: Laila Qvist

Kystvejens Konferencecenter udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning og de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR).Når du, ved bestilling af én eller flere af disse serviceydelser, afgiver dine personoplysninger til Kystvejens Konferencecenter, giver du samtidig dit samtykke til at dine personoplysninger kan behandles og opbevares af Kystvejens Konferencecenter.

  1. Hvordan indsamler Kystvejens Konferencecenter personoplysninger?

Kystvejens Konferencecenter indsamler personoplysninger på følgende vis:

  • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af Kystvejens Konferencecenters serviceydelser.
  • Fra personer der handler på dine vegne.
  • På B2B marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Kystvejens Konferencecenters serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
  • Via browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Kystvejens Konferencecenters digitale ydelser.
  • Ved abonnement på Kystvejens Konferencecenters nyhedsbreve.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Via TV-overvågning.

Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven. TV-overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster. Overvågningen vil som udgangspunkt finde sted ved hotellets indgang, i gæste- og medarbejderområder i reception og bar samt ved vareindlevering

  1. Hvilke informationer indsamler Kystvejens Konferencecenter?

Kystvejens Konferencecenter indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.
  • Kreditkortoplysninger – eventuelt som garanti for din reservation.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik herunder også brugen Kystvejens Konferencecenters digitale serviceydelser.
  • Feedback via vores kundeundersøgelser.
  • Feedback via fysiske som onlinebaseret konkurrencer
  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.

Du kan, efter eget ønske, vælge at give Kystvejens Konferencecenter personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Kystvejens Konferencecenter mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig. Det kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Medicinsk tilstand

Såfremt du vælger at gøre dette, betragter Kystvejens Konferencecenter det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil.

Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil Kystvejens Konferencecenter i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartner. I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om Kystvejens Konferencecenters vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

  1. Online køb med kreditkort 

Kystvejens Konferencecenter anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som kysthotellet.dk og Kystvejens Konferencecenter er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk). Ved bestillinger og bookinger gemmer Kystvejens Konferencecenter de oplysninger, som du har oplyst, i indtil 24 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

  1. Hvad er formålet med indsamlingen?

Kystvejens Konferencecenter indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik. Det er den enkelte serviceydelser, der både afgør hvilke personoplysninger Kystvejens Konferencecenter indsamler samt formålet med indsamlingen.

Kystvejens Konferencecenters formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af serviceydelser.
  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
  • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af serviceydelser.
  • Tilpasning af kommunikation og markedsføring til dig.
  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
  • Opfyldelse af lovkrav
  1. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Kystvejens Konferencecenter baserer behandlingen af dine personoplysninger. Kystvejens Konferencecenter kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan Kystvejens Konferencecenter behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt. Behandlingen kan også finde sted for at Kystvejens Konferencecenter kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette. Af legitime interesser, som Kystvejens Konferencecenter forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af serviceydelser.

Oplyser du Kystvejens Konferencecenter om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger Kystvejens Konferencecenter oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos Kystvejens Konferencecenter generelt. I nogle tilfælde vil Kystvejens Konferencecenter modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende. I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Kystvejens Konferencecenters vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt Kystvejens Konferencecenter ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger Kystvejens Konferencecenter er pålagt at registrere.

  1. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Kystvejens Konferencecenter behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Kystvejens Konferencecenter har registreret om dig.
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger Kystvejens Konferencecenter har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Kystvejens Konferencecenter alle oplysninger, som ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Kystvejens Konferencecenter efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Du kan ved skriftlig anmodning til Kystvejens Konferencecenter enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Du kan ligeledes ajourføre dine personoplysninger via din profil på vores hjemmeside www.kysthotellet.dk.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer samt e-mailadresse. Du kan også kontakte Kystvejens Konferencecenter, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

Kystvejens Hotel og Konferencecenter
Kystvej 26
8500 Grenaa
Att.: Laila Qvist

Kystvejens Konferencecenter vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse. Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger Kystvejens Konferencecenter, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Kystvejens Konferencecenter kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

  1. Hvis du ansøger om en stilling hos Kystvejens Konferencecenter

Når du søger en stilling hos Kystvejens Konferencecenter behandles de oplysninger, som du har givet Kystvejens Konferencecenter i forbindelse med din ansøgning. Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse. Kystvejens Konferencecenter har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende IT-leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR), og i forhold til behandlingen af denne type personoplysninger er der indgået databehandleraftale med Frode Laursen. Det er alene relevante ledere, HR-afdelingen og IT-administratorer, der med personlige passwords, og dobbeltsikring via password, har adgang til dine oplysningerne.

Hvis du bliver ansat ved Kystvejens Konferencecenter gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med persondatapolitik for medarbejdere, som er vedlagt en ansættelseskontrakt. Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder efter afslaget er givet. Kystvejens Konferencecenter indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen.

Kystvejens Konferencecenter kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Kystvejens Konferencecenter beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Kystvejens Konferencecenter behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at Kystvejens Konferencecenter sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse til Kystvejens Konferencecenter HR afdeling via e-mail: reception@kysthotellet.dk eller via telefon 8959 5959.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.

  1. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

Kystvejens Konferencecenter beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kystvejens Konferencecenter har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

Kystvejens Konferencecenter kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager Kystvejens Konferencecenter løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Kystvejens Konferencecenter underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Kystvejens Konferencecenters sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover Kystvejens Konferencecenters interne systemer benytter Kystvejens Konferencecenter sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Kystvejens Konferencecenter har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

For at kunne yde det højeste niveau af service deler Kystvejens Konferencecenter udvalgte personoplysninger blandt andet på din opfordring med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc.

Kystvejens Konferencecenter kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Kystvejens Konferencecenter sletter dine personoplysninger, når Kystvejens Konferencecenter efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

  1. Cookies

Kystvejens Konferencecenter anvender cookies til digitale ydelser. Yderligere oplysning om vores cookiepolitik finder du her: www.kysthotellet.dk/cookie/

  1. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Kystvejens Konferencecenters behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

Kystvejens Hotel og Konferencecenter
Kystvej 26
8500 Grenaa
Att.: Laila Qvist

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.

Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Kystvejens Konferencecenters hjemmeside.

Du kan se datoen for sidste revision af politikken nedenfor.

 

Marts, 2018.